Dématérialisation des factures : tout savoir sur l’émission d’une facture électronique

La dématérialisation de la facturation est au cœur de la transformation numérique de la fonction finance et, plus largement, de la digitalisation des entreprises. Elle est également au cœur de l’actualité ! La facture électronique sera en effet progressivement obligatoire à partir du 1er juillet 2024. La dématérialisation des factures clients et fournisseurs contribue largement à la réduction des coûts et à l’amélioration des processus des entreprises. Les gains de productivité, le respect des délais de paiement, l’amélioration de la relation fournisseurs et du pilotage de l’activité arrivent en tête des motivations des entreprises qui se lancent dans un tel chantier. Coté réglementaire, la récente ordonnance relative à la généralisation de la facturation électronique ouvre largement la voie à l’accélération de la transformation digitale des entreprises, encouragée par la démocratisation du télétravail.

DAF, comptables, contrôleurs de gestion… découvrez comment la dématérialisation de vos factures va transformer votre quotidien grâce à l’utilisation de notre cachet électronique. La dématérialisation du processus de facturation concerne, d’une part, l’émission et la réception de factures électroniques (factures clients ou fournisseurs) et, d’autre part, la numérisation de factures papiers reçues (factures fournisseurs notamment). Dans cet article, nous allons évoquer le premier point dédié à la facture électronique. Commençons par le commencement…

Portrait-robot d’une facture électronique

Arrêtons-nous tout d’abord sur ce qu’intègre la notion de facturation numérique. Le terme regroupe l’ensemble du processus de facturation (édition, envoi, réception) qui doit être 100 % digital. Pour être valide, le procédé doit respecter les obligations du Code général des impôts. Une facture électronique doit ainsi :

• Garantir l’identité de l’émetteur ;
• Assurer l’intégrité de son contenu qui ne doit pas pouvoir être modifié ;
• Offrir un maximum de lisibilité à toutes les étapes, de l’émission à la conservation.

Par ailleurs, les mentions obligatoires d’une facture papier le sont également pour une facture électronique. Dans le détail, l’article L.441-9 du Code du commerce précise qu’au même titre que la date et le numéro de facture, l’identité de l’émetteur et du destinataire doivent obligatoirement être garantis pour une facture électronique.

Comment assurer la légalité de vos factures électroniques ?

Pour émettre une facture électronique viable (authenticité, intégrité et lisibilité du document) plusieurs méthodes existent :

• La facture électronique non signée (PDF simple) ;
• La facture électronique structurée : utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) ;
• La facture transmise par voie électronique et signée par le biais de notre cachet électronique pour une personne morale.

Sur ce dernier point, en tant que Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, nous pouvons vous accompagner avec notre cachet électronique pour les factures émises au format PDF. Nos services de cachets et d’horodatages confèrent par ailleurs à vos factures une valeur légale incontestable.

Comment la dématérialisation des factures va transformer votre quotidien ?

La dématérialisation des factures consiste en la création, l’échange et le traitement automatisés de factures entre les fournisseurs et les acheteurs d’une entreprise. Une entreprise qui décide de dématérialiser ses factures digitalise, de fait, tout un processus métier. Cela se traduit concrètement par la suppression de tâches répétitives (adieu paperasse !) et à faible valeur ajoutée. Entreprises, quelle que soit votre taille, découvrez quelques avantages très concrets de la facture électronique :

• Suppression des frais d’impression et postaux ;
• Accélération du processus de paiement grâce à la standardisation du traitement et à la validation plus rapide de la facture ;
• Automatisation des processus de facturation ;
• Sécurisation des factures, seules les personnes identifiées pouvant y accéder directement en ligne ;
• Optimisation des espaces de stockage pour l’archivage.

Par ailleurs, la facturation électronique présente l’avantage d’être très précise, offrant ainsi une visibilité en temps réel permettant aux équipes administratives de mieux gérer les cycles de paiement ainsi que la trésorerie de l’entreprise. La facture électronique est donc source de nombreux bénéfices pour les entreprises.

Quelles entreprises sont concernées par la dématérialisation des factures ?

Les obligations de facturation électronique seront imposées dès le 1er juillet 2024 en réception à l’ensemble des assujettis et, en transmission, aux grandes entreprises à compter de la même date. Les ETI seront concernées à partir du 1er janvier 2025, puis les PME et microentreprises à compter du 1er janvier 2026.

Quelles seront les nouvelles obligations des entreprises ?

Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique, les entreprises devront respecter les règles suivantes :

• Emettre, transmettre et recevoir des factures électroniques dans leurs transactions avec d’autres entreprises soumises à la TVA et transmettre les données de facturation à l’administration fiscale ;
• Transmettre à l’administration fiscale les données complémentaires des transactions qui ne sont pas dans le cadre la facturation électronique : transactions avec une personne non assujettie BtoC, transactions entre assujettis non domestiques et données de paiement des prestations de service.

Dématérialisation des factures : QUID de la nouvelle réglementation française ?

L’objectif du gouvernement français à travers cette réforme de la facture électronique est de lutter contre la fraude à la TVA. Ainsi, à partir de 2024, les nouvelles obligations légales rendront encore plus sécurisé le processus de facturation et de transmission de données électroniques au profit des entreprises et des particuliers. Concrètement, la généralisation des factures électroniques permettra de :

• Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à l’allègement de la charge administrative, à la diminution des délais de paiement et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation ;
• Simplifier leurs obligations déclaratives en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations ;
• Améliorer la détection de la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi ;
• Accroître la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.