23
septembre
2019

Dématérialisation des factures : tout ce que vous devez savoir sur l’émission d’une facture électronique

maxime Delorme
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Avis d’expert

La dématérialisation de la facturation est au cœur de la transformation numérique de la fonction finance et, plus largement, de la digitalisation des entreprises. Cette transformation digitale passe par la dématérialisation des factures clients et fournisseurs et contribue à la réduction des coûts et à l’amélioration des processus des entreprises. Les gains de productivité, le respect des délais de paiement, l’amélioration de la relation fournisseurs et du pilotage de l’activité arrivent en tête des motivations des entreprises qui se lancent dans un tel chantier. Coté réglementaire, la loi Macron1 de 2015 sur la facturation électronique et de récents textes législatifs ouvrent plus largement la voie à l’accélération de la transformation digitale des entreprises. DAF, comptables, contrôleurs de gestion… Découvrez comment la dématérialisation de vos factures va transformer votre quotidien. Tour d’horizon.

La dématérialisation du processus de facturation concerne, d’une part, l’émission de factures électroniques (factures clients) et, d’autre part, la numérisation de factures papiers reçues (factures fournisseurs). Dans cet article, nous allons évoquer le premier point. Commençons par le commencement…

Portrait-robot d’une facture électronique

Arrêtons-nous tout d’abord sur ce qu’intègre la notion de facturation numérique. Le terme regroupe l’ensemble du processus de facturation (édition, envoi, réception) qui doit être 100 % digital. Pour être valide, le procédé doit respecter les obligations du Code général des impôts.

Une facture électronique doit ainsi :

  • Garantir l’identité de l’émetteur ;
  • Assurer l’intégrité de son contenu qui ne doit pas pouvoir être modifié ;
  • Offrir un maximum de lisibilité à toutes les étapes, de l’émission à la conservation.

Par ailleurs, les mentions obligatoires d’une facture papier le sont également pour sa version dématérialisée. Dans le détail, l’article L.441-9 du Code du commerce précise qu’au même titre que la date et le numéro de facture, l’identité de l’émetteur et du destinataire doivent obligatoirement être garantis.

Quelles entreprises sont concernées par la dématérialisation des factures ?

Ne vous y trompez pas ! La facture électronique est désormais incontournable. Voici dans le détail le calendrier qui a rendu obligatoire la facturation électronique entre les entreprises et l’Etat :

  • Depuis le 1er janvier 2017 : les entreprises de plus de 5 000 salariés et les personnes publiques sont concernées ;
  • Depuis le 1er janvier 2018 : les ETI (de 250 et 5 000 salariés) sont concernées ;
  • Depuis le 1er janvier 2019 : les PME (de 10 à 250 salariés) sont concernées ;
  • Au 1er janvier 2020 : les TPE (moins de 10 salariés) seront concernées.

Ces obligations ne s’imposent pas entre deux entreprises du secteur privé.

Comment la dématérialisation des factures va transformer votre quotidien ?

Une entreprise qui décide de dématérialiser ses factures digitalise, de fait, tout un processus métier. Cela se traduit concrètement par la suppression de tâches répétitives (adieu paperasse !) et à faible valeur ajoutée.

Entreprises, quelle que soit votre taille, découvrez quelques avantages très concrets :

  • Suppression des frais d’impression et postaux ;
  • Accélération du processus de paiement ;
  • Optimisation des espaces de stockage pour l’archivage.

Comment assurer la légalité de vos factures ?

Pour émettre une facture électronique viable (authenticité, intégrité et lisibilité du document) plusieurs méthodes existent :

  • La facture électronique non signée (PDF simple) ;
  • La facture électronique structurée : utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) ;
  • La facture transmise par voie électronique et signée par le biais de notre cachet électronique pour une personne morale.

➔ Découvrez dans le détail les obligations et modalités inhérentes à la facturation.

Sur ce dernier point, en tant que Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS, nous pouvons vous accompagner avec notre cachet électronique pour les factures émises au format PDF. Nos services de cachets et d’horodatages confèrent par ailleurs à vos factures une valeur légale incontestable. Découvrez bientôt notre second article consacré à la dématérialisation des factures, dans lequel nous évoquerons notamment notre cachet électronique… à suivre.

1- Loi Macron sur la facturation électronique

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