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Le Groupe Signaturit, dont Universign fait parti, annonce son intention d’acquisition stratégique de Vialink, renforçant ainsi sa position en tant que champion du marché européen de la transaction digitale sécurisée. 

Les clients de Signaturit et Vialink bénéficieront désormais d’un parcours transactionnel sécurisé de bout-en-bout, englobant la vérification d’identité, l’analyse de risques (KYC), la signature électronique et l’horodatage, avec conservation à valeur probante

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Vialink est une société spécialisée dans la vérification d’identité et le KYC, positionnée comme acteur majeur de l’automatisation et de la sécurisation des processus d’onboarding. Leur plateforme SaaS, basée sur l’I.A., permet la vérification des identités, des documents, et l’analyse de risque nécessaires à toute souscription en ligne, offrant un parcours client fluide, accéléré, et sécurisé.   

Avec plus de 200 clients et 5 millions de dossiers contrôlés annuellement, Vialink a su gagner la confiance des plus grands noms du secteur de la finance/assurance, de l’immobilier, et de l’industrie. 

Le Groupe Signaturit, fort de 245,000 clients à ce jour, est déjà l’un des champions du marché des solutions digitales de confiance et de signature électronique. Cette acquisition renforce notre position en Europe et élargit notre portefeuille de solutions pour sécuriser l’ensemble des étapes de la transaction digitale. 

Ensemble, nous formons un poids lourd européen de l’identité digitale, avec plus de 400 employés, permettant à des milliers d’entreprises de sécuriser et accélérer plus de 100 millions de transactions en ligne chaque année.  

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eidas

En 2014, le règlement eIDAS (parfois appelé eIDAS 1.0 ou eiDAS 2014)  a marqué une étape importante dans la mise en place d’un cadre juridique pour les transactions électroniques en Europe. 

Mais au fil des ans, les évolutions technologiques et les changements d’usages ont révélé les limites du règlement, aboutissant à sa révision en Juin 2021 par la Commission Européenne. 

Quelles sont donc les limites d’eIDAS 1.0 qui ont conduit à la conception de sa version 2.0 ? 

Un champ d’application limité 

La première version d’eIDAS avait un champ d’application relativement restreint, accès uniquement sur l’identification électronique et les services de confiance liés à la signature électronique, au cachet électronique, à l’horodatage électronique, à l’envoi recommandé électronique et à l’authentification de sites internet. 

Avec l’évolution des technologies, de nouveaux types de transactions électroniques sont apparus, soulevant ainsi des questions techniques et des incertitudes juridiques. 

Il est alors devenu nécessaire d’élargir le champ d’application du règlement eIDAS pour couvrir un plus large éventail de services et d’activités numériques.  

eIDAS 1.0 ne répond plus aux attentes des utilisateurs et du marché 

En 10 ans, les usages des services de confiance numérique ont énormément évolué. 

Aujourd’hui, la plupart des utilisateurs demandent une expérience fluide, 100% dématérialisée et intégrée, et accessible depuis leur mobile. 

Dans les faits, les solutions d’identifications les plus fiables préconisées par le règlement eIDAS se révèlent complexes et peu compatibles avec une expérience utilisateur optimale

De plus, chaque plateforme ou dispositif d’identification électronique propose des expériences à géométrie variable, éloignant un peu plus la promesse d’une identification numérique simple et accessible par tous les utilisateurs. 

Manque d’harmonisation et d’interopérabilité entre pays de l’UE 

Malgré son ambition de simplifier les échanges transfrontaliers et d’harmoniser les pratiques dans l’Union Européenne, eIDAS 1.0 a proposé un cadre trop général, laissant une grande place à l’interprétation technique. 

Par exemple, le règlement prévoit que chaque pays puisse adopter une réglementation nationale. Ces variations créent de la confusion et complexifient les services des entreprises opérant dans plusieurs pays de l’UE. 

Le règlement eIDAS 1.0 n’impose pas non plus de normes techniques pour définir les exigences de sécurité des moyens d’identification électronique, ni de normes pour garantir l’interopérabilité des services de confiance entre différents fournisseurs Européens. 

La définition des normes, la certification et le contrôle des fournisseurs de services de confiance sont ainsi laissés à la charge de chaque pays et de son organe national de contrôle (l’ANSSI en France), et contribue à créer des disparités au sein de l’UE. 

Un espace digital de confiance et sécurisé à créer 

Bien que le règlement eIDAS 1.0 ait contribué à faciliter les démarches de confiance en ligne, il n’a pas réussi à faire émerger un espace numérique pleinement connecté et sécurisé. 

Il n’existe pas à ce jour un environnement uniformisé, sécurisé et reconnu à l’échelle européenne dans lequel les utilisateurs pourraient facilement s’authentifier en ligne pour effectuer leurs démarches, tout en préservant la confidentialité et l’utilisation de leurs données personnelles. 

Par ailleurs, le RGPD est entré en vigueur en 2018, nécessitant d’aligner les dispositions relatives à la protection des données et à la vie privée du règlement eIDAS. 

  

Même si eIDAS 1.0 a facilité et accéléré la transition vers le numérique, il est aujourd’hui inadapté aux usages et tend presque à ralentir la digitalisation des processus de confiance. C’est pour venir corriger toutes ces limitations que le règlement eIDAS 2.0 est donc en cours de finalisation. 

 

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Lorsqu’ils ne sont pas sur les chantiers, les professionnels du bâtiment dédient un temps considérable aux tâches bureaucratiques : chiffrage de devis, édition de facture, suivi des contrats, pilotage du planning des travaux… Et si l’on vous disait qu’il était possible d’accélérer la validation des transactions commerciales grâce à la signature électronique ? Ce dispositif dématérialisé et totalement conforme d’un point de vue juridique simplifie depuis plusieurs années la vie des chefs d’entreprise du bâtiment. Artisans du BTP, découvrez 3 raisons de passer à la signature électronique pour vos devis !

1. Gagnez en efficacité et en réactivité

Les métiers du bâtiment sont avant tout des métiers de terrain, où toute heure passée en dehors des chantiers est souvent synonyme de tâches chronophages et peu intéressantes. Il est donc important d’optimiser son temps en automatisant autant que possible les processus administratifs.

La signature électronique offre justement un gain de temps considérable dans les échanges commerciaux. En supprimant des étapes intermédiaires, comme l’envoi de documents physiques et les déplacements, elle permet d’avoir un devis signé plus rapidement y compris sous mac.

Il suffit de réaliser son devis sur votre logiciel de facturation, de l’envoyer au client par mail et ce dernier le valide en quelques clics. Mieux encore, pour les petits chantiers ou les interventions rapides, vous pourrez générer le devis directement chez votre client sur votre tablette ou smartphone, et lui faire signer immédiatement, dans la foulée.

C’est une stratégie gagnante sur plusieurs points. D’une, vous augmentez vos chances de décrocher des contrats en étant plus rapide et réactif, un vrai avantage face à vos concurrents. De deux, le temps dégagé peut être alors consacré à la prospection, à vos clients, et bien sûr à travailler sur les chantiers pour livrer des ouvrages de qualité. 

2. Digitalisez votre gestion d’entreprise 

Habitués aux tâches concrètes et manuelles, les artisans du bâtiment ont été pendant longtemps réfractaires à l’utilisation d’outils numériques. Pourtant, à l’heure où de plus en plus de services publics et privés se dématérialisent, il est plus que jamais indispensable de digitaliser son activité afin de rester dans la course. 

La réforme de la facturation électronique, notamment, impose progressivement aux entreprises une gestion entièrement dématérialisée de leurs transactions d’ici 2026, ce qui implique l’usage de la signature électronique. Autant s’y mettre dès maintenant pour s’assurer d’être en conformité avec la loi au moment venu !  

Au-delà de ça, la digitalisation de son entreprise apporte une réelle plus-value au quotidien et permet de centraliser, simplifier et alléger sa gestion administrative. 

Imaginez : vous n’avez besoin que d’un logiciel et d’un appareil (ordinateur, tablette, téléphone). Dessus, vous pouvez créer et personnaliser vos documents, envoyer les devis en signature, éditer des factures et des attestations de TVA, piloter vos chantiers en cours, suivre vos performances commerciales, bref, tout faire au même endroit !  

Sans oublier les coûts et la charge mentale liés au traitement des documents papier : achat d’imprimante et d’encre, affranchissements postaux, déplacements pour remise en main propre, numérisation, stockage dans des dossiers… En passant au tout numérique, vous gagnez de la place (mentale et physique) et faites des économies non-négligeables.

3. Sécurisez vos transactions commerciales

Enfin, la conformité juridique des documents est un enjeu important dans le BTP. Un devis signé constitue souvent l’unique contrat entre l’artisan et son client, et c’est celui-ci qui sert de référence au tribunal en cas de litige. 

À ce niveau-là, la signature électronique offre une sérénité d’esprit incomparable. Non seulement ce dispositif présente la même valeur légale qu’une signature manuscrite, mais il apporte en plus une sécurité renforcée des données. 

Contrairement à une signature papier, qui est aisément altérable et falsifiable, la signature électronique se compose d’un système de cryptographie avancé qui associe une empreinte numérique au document, assurant son authenticité et sa traçabilité. 

Universign, par exemple, est une solution de signature électronique qualifiée selon le règlement européen eIDAS. Elle intègre ses propres clés de chiffrement et garantit un stockage de données en Europe, conformément au RGPD.

Si vous êtes un professionnel du bâtiment, vous avez donc tout à gagner à opter pour la signature électronique. En permettant à vos clients de signer les devis depuis leur domicile, ce procédé offre un avantage concurrentiel significatif. De votre côté, vous améliorez votre efficacité et productivité, réduisez vos coûts de gestion et renforcez la sécurité juridique de vos contrats. Autant d’atouts pour votre société !

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Avec les nouvelles règlementations à venir, la sécurisation de vos données doit être au cœur de vos réflexions sur l’identité numérique

La sécurité des données de vos signataires et de vos transactions est plus que jamais cruciale. La nouvelle version du règlement eIDAS va permettre aux entreprises et aux particuliers d’avancer sur le terrain de la dématérialisation des transactions, avec pour horizon le projet européen d’E-Wallet. C’est dans ce contexte que le stockage de vos données en conformité avec la loi et avec le règlement général sur la protection des données (RGPD) devient de plus en plus important à l’heure de choisir un prestataire de services de confiance (PSCo).

Dans ce contexte de sécurité, quels sont les critères à prendre en compte lors du choix de votre prestataire de signature électronique ?

Choisir un prestataire certifié et qualifié

Le premier critère à prendre en considération est la certification et la qualification de votre PSCo selon les normes établies par l’ANSSI. Cette agence est l’autorité administrative indépendante en France en charge de la sécurité des systèmes d’information. Opter pour un prestataire qualifié sur la base des critères établis par l’ANSSI garantit non seulement la conformité aux exigences du règlement n°910/2014 eIDAS, mais également à celles du juge en cas de litige. Vous pouvez aussi consulter la liste officielle de la Commission Européenne qui fait foi en matière de qualification des services de confiance au titre du règlement eIDAS. Cette liste constitue une référence dans le cadre de l’évaluation de  la conformité et de la qualité des services de confiance proposés par les différents prestataires, vous offrant ainsi une tranquillité d’esprit supplémentaire dans votre choix.  

S’assurer que votre fournisseur est en phase avec le RGPD

En Europe, le règlement général sur la protection des données (RGPD) établit un cadre strict sur la manière dont les entreprises doivent collecter, stocker et protéger les données personnelles de leurs clients. Cette réglementation vise à garantir un niveau élevé de confidentialité et de sécurité pour les informations personnelles des individus. Les entreprises opérant dans l’Union Européenne sont ainsi tenues de se conformer aux préceptes rigoureux du RGPD, sous peine de sanctions sévères.

Cependant, il est important de nuancer sur un point : le RGPD ne s’applique pas systématiquement aux entreprises extra-européennes. Les entreprises telles que celles établies aux États-Unis, ne sont pas soumises à cette réglementation lorsqu’elles traitent des données de citoyens européens, à moins qu’elles n’aient une présence physique ou des activités spécifiques dans l’UE qui les obligeraient dans ce cas à se conformer au RGPD.

Privilégier un stockage de vos données en Europe

Le groupe Signaturit a la particularité de se positionner en tant que responsable de traitement au sens du règlement européen. Ainsi, nous sommes en première ligne dans la prise en charge du traitement de vos données. Le prestataire est dans ce cas tenu de mettre en place des mesures adéquates pour assurer le stockage des données. L’accès à ces informations est restreint aux parties concernées et ne leur est fourni  que sous la forme d’un fichier de preuve, et ce, uniquement sur demande motivée, notamment en cas de litige. Cette approche vise à garantir une accessibilité  transparente et proportionnée pour vos signataires, leur octroyant ainsi une couche de protection supplémentaire en cas de contentieux ou autres besoins spécifiques.

Cependant, le stockage de vos données en dehors de l’Europe implique des règlementations différentes, ce qui peut potentiellement affecter leur sécurité et leur confidentialité. Or, dans un monde de plus en plus en phase avec la dématérialisation, il devient presque impossible d’échapper à un transfert de données extra-européen. Dans ce cas de figure, opter pour un prestataire européen proposant un stockage au sein de l’Union Européenne permet de limiter ce risque au maximum. Cette approche favorise une conformité totale au RGPD, garantissant une sécurité accrue et une plus grande tranquillité d’esprit quant à la confidentialité de vos informations.

Un cadre réglementaire destiné à évoluer

La sécurisation des données est un sujet en constante évolution. Le développement de technologies toujours plus avancées telles que les ordinateurs quantiques exige des prestataires de confiance qu’ils délivrent des solutions d’autant plus robustes, capables de faire face à des attaques de plus en plus sophistiquées. L’Union Européenne est pionnière dans l’élaboration de directives encadrant l’usage du web et des nouvelles technologies, comme l’illustre la récente approbation de l’ I.A. Act. Ces réglementations sont appelées à s’adapter continuellement aux nouveaux usages technologiques.

Pour les entreprises, il est donc important de choisir un prestataire spécialisé dans le domaine de l’identité numérique et reconnu pour son expertise. Cette démarche permettra aux sociétés de se maintenir en conformité avec les normes réglementaires actuelles et à venir, et de bénéficier des dernières solutions de sécurité disponibles. En optant pour des partenaires dotés d’une compréhension approfondie des enjeux liés à la protection des données et à l’identification numérique, les entreprises renforceront leur capacité à s’adapter aux évolutions réglementaires et technologiques futures.  

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La transformation numérique a révolutionné la manière dont nous menons nos affaires, notamment dans le domaine des signatures. La signature électronique, bien loin d’être une simple alternative à la plume et au papier, incarne le résultat d’une fusion entre la technologie et la légalité. Elle offre une alternative fiable, sûre et reconnue devant les tribunaux, transformant ainsi la façon dont nous concluons des accords et authentifions des documents. Or, le développement de nouvelles technologies oblige les prestataires de services de confiance à proposer des solutions de plus en plus robustes. De même, les Etats doivent adapter leur législation en matière d’identité numérique pour répondre aux nouveaux défis sécuritaires d’un secteur en perpétuelle transformation.

Dans cet environnement en constante évolution, choisir un prestataire de signature électronique reconnu pour son expertise revêt une importance capitale. Les nouvelles réglementations et normes requièrent un certain temps pour être appliquées, comme c’est le cas pour eIDAS et l’E-Wallet. Ainsi, un acteur établi dans le secteur depuis des années garantit un savoir-faire et une certaine capacité à se projeter dans le futur, ce à quoi ne peuvent prétendre les nouvelles entreprises. Dans le domaine de l’identité numérique et de la signature électronique, il faut savoir que vous démarrez une collaboration relativement longue avec votre prestataire de services de confiance. Il est donc extrêmement important de s’assurer qu’il soit à jour des dernières réglementations et qu’il possède les connaissances nécessaires pour vous aider à intégrer les nouveautés en matière d’identité numérique.

Cela va bien au-delà de la simple commodité technologique : il s’agit avant tout de garantir une validité légale sans équivoque et de s’assurer d’un accompagnement adapté à vos exigences spécifiques.

La validité juridique et la force probante de votre signature électronique

La sécurisation de vos transactions et le stockage des données sensibles doit être une priorité pour votre structure. En ce sens, la validité juridique de vos documents et sa force probante sont primordiales en cas de litige. Ainsi, le rôle premier de votre prestataire de services de confiance est de vous accompagner dans l’identification du bon niveau de signature pour assurer cette validité juridique. Il faut allier souplesse du parcours de signature avec robustesse légale pour éviter de se voir invalider l’authenticité de notre document par les juges. Un accompagnement expert est indispensable à ce stade : se tromper au stade de la détermination du niveau de signature adéquat pour vos transactions entrainera une perte de temps et d’argent facilement évitable en faisant le bon choix dès le départ.   

Chez Signaturit Group, nous vous proposons bien plus qu’une simple sécurité juridique. Nos services incluent la conservation des documents signés à titre de preuve — prenant la forme de « fichiers de preuve » lorsqu’ils sont sollicités —, ils contiennent des éléments tangibles et incontestables, offrant une véritable valeur probante en cas de conflits ultérieurs. Grâce à une accessibilité instantanée et une conformité scrupuleuse avec la réglementation en matière de protection des données, Signaturit Group offre une tranquillité d’esprit totale à ses clients. En permettant aux utilisateurs de stocker et d’accéder à ces éléments de preuve de manière sécurisée, nous réduisons les risques en cas de litige et garantissons l’intégrité des transactions indispensables pour votre activité.

La combinaison d‘un niveau de signature sécurisée et de la conservation à titre de preuve des documents signés positionne Signaturit Group en tant que partenaire de confiance privilégié pour toute organisation cherchant à renforcer sa sécurité juridique et à minimiser les risques de leur remise en cause. En offrant une protection exhaustive et une accessibilité transparente aux documents signés, nous permettons à nos clients de développer leur activité avec la meilleure couverture légale existante dans son domaine.

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1. ANALYSER VOS BESOINS SUR L’ENSEMBLE DU PROJET

Comme tout projet, la première étape pour intégrer la signature électronique consiste à analyser l’intégralité de vos besoins.

Cette analyse doit prendre en compte :

  • L’objectif : Pourquoi votre entreprise souhaite mettre en place la signature électronique ? Souvent nos clients visent à accélérer la signature des contrats, réduire les coûts de gestion, rester compétitif, etc.
  • Les départements concernés : Quelles sont les fonctions, personnes ou départements qui vont être impliqués dans la gestion du projet ? Pour la mise en place de la signature électronique ? Dans son utilisation au quotidien ? Pour les aspects juridiques ?
  • Les ressources internes disponibles : Disposez-vous des budgets, des équipes et des expertises pour mener à bien ce projet en interne ? Pour intégrer la solution dans vos outils et processus ? En cas d’utilisation par API, avez-vous des développeurs ou devez-vous passer par des intégrateurs ?
  • Les documents à faire signer : Quels types de documents souhaitez-vous faire signer électroniquement ? Y a-t-il des exigences légales applicables à votre secteur d’activité ? Quels sont les processus à substituer ? Nos clients déploient souvent la signature électronique dans le cadre de la contractualisation et de la souscription d’offres.

2. COMPRENDRE LES DIFFÉRENCES ENTRE LES SIGNATURES ÉLECTRONIQUES ET MANUSCRITES

Une fois les contours de votre projet bien définis, il est important de vous éduquer sur la signature électronique, comme vous êtes justement en train de le faire avec ce guide.

Une perception courante, lorsque l’on se lance dans un tel projet, est qu’il faut répliquer les processus de signature papier en version digitale.

Les signatures électroniques et manuscrites sont très différentes, tant dans leur fonctionnement que dans leurs utilisations.

Par exemple, la signature électronique vous permet de signer un ensemble de documents réunis dans un seul et même fichier PDF. Votre signataire n’a besoin d’apposer sa signature qu’une seule fois pour signer ce fichier, et donc l’ensemble des documents.

Selon les paramètres que vous aurez choisis au préalable :

  • Soit l’intégralité du fichier est signée : dans ce cas, aucun document ne peut être dissocié du fichier, sinon la validité de la signature électronique n’est pas maintenue.
  • Soit chaque document au sein de ce fichier est signé de façon indépendante : chaque document peut être envoyé aux bons départements en interne par exemple sans compromettre la validité de la signature.

Prenons un second exemple avec le paraphe, qui est très souvent demandé dans la signature électronique car il est exigé lorsqu’on signe un document papier.

Lorsque vous signez électroniquement, la signature électronique garantit l’intégrité du document signé.

Formulé plus simplement, il n’est pas nécessaire de parapher chaque page d’un document électronique pour attester que son contenu n’est pas altéré, car c’est la signature électronique qui le garantit de par son fonctionnement technique.

La moindre modification du contenu après signature sera immédiatement détectable, ce qui est par ailleurs plus compliqué à détecter avec un document papier.

3. DÉFINIR LE PARCOURS ET LE NIVEAU DE SIGNATURE

Une fois les spécificités et possibilités de la signature électronique maîtrisées, vous pouvez concevoir votre parcours de signature.

Il faut alors vous poser la question : à quoi ce parcours doit-il ressembler de votre côté en tant qu’émetteur, et du côté des signataires ?

Dans tous les cas de figure, notre recommandation est de penser un parcours qui soit simple pour tout le monde.

Voici une liste de questions pour guider votre réflexion :

  • Qui déclenche la signature et à quel moment ?
  • Quel type de document signer ?
  • Quel niveau de signature ?
  • Qui signe, sur quel appareil et à quel endroit ?
  • Les signataires sont-ils tous réunis lors de la signature ?
  • Comment sont informés les signataires de l’étape de signature ?
  • Quelles sont les étapes à suivre ?
  • Comment sont réalisées les étapes de signature ?
  • Y a-t-il un délai de réflexion ?
  • Faut-il faire signer les signataires dans un ordre précis ?
  • Qui réceptionne le document signé en interne ?
  • Comment relancer le signataire, voire l’ensemble de la transaction, en cas de non signature ?

4. CHOISIR LE BON PRESTATAIRE DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Pour maximiser vos chances de succès et implémenter efficacement la signature électronique dans votre entreprise, le partenaire que vous allez choisir jouera un rôle central.

Voici les points que nous vous conseillons de passer en revue pour faire votre choix de façon éclairée, et que nous abordons plus en détail dans la 6ème section de ce guide :

  • Le prestataire a-t-il les certifications eIDAS nécessaires ?
  • Comment devez-vous conserver les documents signés avec ce prestataire ?
  • Propose-t-il les niveaux de signature dont vous avez besoin ?
  • Le portail web est-il simple et intuitif à utiliser ?
  • La solution s’intègre-t-elle facilement en API avec vos outils ?
  • Propose-t-il un environnement de test ?
  • Le processus de signature est-il simple pour vos signataires ?
  • L’accompagnement est-il réactif, qualifié et personnalisé ?
  • Les clients sont-ils satisfaits sur les critères qui vous sont importants ?
  • La localisation du prestataire est-elle en adéquation avec votre stratégie, notamment sur les aspects de données ?
  • Quelle est la position RGPD du prestataire vis-à-vis des données personnelles collectées lors de la signature ?

5. INTÉGRER LA SOLUTION

Une fois le prestataire identifié, il est temps pour vos équipes techniques d’intégrer la solution à vos outils ou processus.

Assurez-vous que le prestataire que vous avez retenu offre une documentation API claire et exploitable, et une solution qui soit simple à intégrer dans votre écosystème informatique.

Soyez vigilant aussi sur le niveau d’accompagnement dont vous souhaitez bénéficier. Ce point est parfois sous-estimé, mais avoir un accompagnement réactif qui maîtrise la signature électronique sur les aspects techniques et juridiques est un facteur clé de succès pour une intégration réussie.

A cette étape, il est important de connaître les bonnes pratiques de votre secteur et de votre cas d’usage.

Chez Signaturit – Universign, nos cheffes et chefs de projets vous partageront justement les bonnes pratiques adaptées à votre situation, ainsi que les connaissances techniques et juridiques nécessaires à votre projet.

Voici quelques exemples de bonnes pratiques pour illustration :

  • Dashboard de suivi des signatures : Si vous intégrez la signature dans votre solution SaaS, nous vous conseillons de créer un dashboard pour que vos clients puissent suivre le statut de leurs signatures, ainsi qu’un compteur avec le nombre de signatures restantes dans leur offre.
  • Intégration des messages d’erreurs : Dans les secteurs banque et assurance, quel message devez-vous afficher au signataire lorsqu’une pièce d’identité est refusée après téléchargement ? En fonction du code d’erreur obtenu, nous vous conseillerons quel message donner pour que votre signataire puisse comprendre le problème et retélécharger sa pièce correctement.

6. DÉPLOYER, ÉVALUER ET OPTIMISER LE PARCOURS

Une fois l’intégration terminée, votre mission ne s’arrête pas là.

Vous devez déployer l’outil auprès de vos collaborateurs, leur présenter le fonctionnement du parcours que vous avez implémenter, et les former aux différentes fonctionnalités mises à leur disposition.

Il faut s’assurer que vos équipes utilisent bien la signature électronique, et que le parcours est effectivement simple et pratique pour les utilisateurs internes ainsi que les signataires.

Nous vous recommandons de monitorer votre taux de conversion et votre volume de signatures avec des dashboards pour pouvoir évaluer, ajuster et optimiser votre parcours de signature si nécessaire.

Assurez-vous aussi que la solution intégrée tienne compte des évolutions légales et techniques lorsque c’est nécessaire.

Si vous avez judicieusement choisi votre prestataire, il reviendra proactivement vers vos équipes pour aborder le sujet.

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LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE PAR PORTAIL WEB

Comment ça marche ?

Chez Signaturit, la signature électronique est disponible en portail web.

La procédure pour envoyer un document à faire signer est extrêmement simple et ne prend que 2 minutes comme vous pouvez le voir dans cette courte démo de notre solution Universign :

Après avoir importé votre document, vous ajoutez vos signataires et positionnez leurs cartouches de signature électronique. Vous définissez l’ordre d’envoi et de signature des participants, et c’est déjà terminé.

Les emails d’invitations et de relance, ainsi que toute la procédure de signature sont gérés automatiquement par le portail.

Les avantages du portail web

Instantanément disponible : C’est la plus grande force du portail web. Vous n’avez pas besoin de développement, vos équipes peuvent l’utiliser dès que vous avez souscrit à une offre.

  • Simple et intuitif : Selon le prestataire que vous choisirez, son portail sera plus ou moins intuitif. Vous n’aurez pas besoin de former vos équipes pendant des heures pour qu’elles puissent maîtriser l’outil. Les portails d’Universign et Signaturit sont plébiscités pour leur grande intuitivité, comme vous avez pu le voir dans la vidéo démo précédente par exemple.
  • Rapide à utiliser : Le portail permet d’envoyer des documents à signer en quelques clics seulement.
  • Personnalisation du flux de signature : Vos utilisateurs peuvent personnaliser l’ordre de signature de chaque document. Qui doit signer avant qui ? Qui peut signer à la place de qui ? Il n’y a pas de limites dans la configuration de vos signataires.
  • Idéal pour les petits volumes de signatures : Le portail est optimal pour des petits volumes de documents à faire signer car chaque document doit être envoyé manuellement.
  • Idéal pour les fonctions support : Le portail est un excellent choix quand l’envoi de document à signer électroniquement n’est pas une composante forte de votre cœur de métier. Par exemple les RH qui envoient peu de documents (fonction support) contrairement à un processus intégré comme la souscription d’assurance en ligne (cœur de métier).

Les inconvénients du portail web

  • Pas adapté aux gros volumes de signature : Le portail étant un outil manuel, il est inadapté à un usage de masse.
  • Pas d’automatisation possible : Excepté le rappel de signature, vous ne pouvez pas déclencher de worfklow automatique en utilisant la signature électronique via un portail web.
  • Pas d’intégration dans vos outils métiers : Le portail fonctionne de façon autonome et viendra s’ajouter à votre liste de logiciels à utiliser au quotidien.
  • Pas d’intégration dans votre parcours client : Le portail ne permet pas de créer un parcours client entièrement automatisé sur votre site web par exemple. Vous devez obligatoirement l’utiliser manuellement.

LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE INTÉGRÉE PAR API

Comment ça marche ?

L’intégration par API offre une très grande flexibilité. C’est la signature électronique qui va s’intégrer dans le parcours que vous souhaitez mettre en place, et non l’inverse.

Il existe d’ailleurs une grande variété de parcours de signature, chacun étant pensé et optimisé pour le business de chaque entreprise.

Les exemples le plus fréquents sont l’intégration de la signature électronique dans un parcours de souscription en ligne (assurance, banque, télécom…), ou l’intégration dans un logiciel métier (logiciels RH, CRM, SaaS).

Comme vous pouvez le voir dans cet interview, BlaBlaCar a intégré la signature électronique dans leur app pour faire bénéficier des primes covoiturages à leurs utilisateurs.

Les avantages de l’intégration API

  • Un parcours de signature optimal et sans interruption : l’API vous permet de réaliser tous les parcours possibles. Libre à vous de concevoir un parcours de conversion que la signature électronique vient clôturer de façon fluide et rapide.
  • Amélioration de la conversion : Vous avez plus de chance de faire signer un contrat au moment où la personne souhaite souscrire, et a même commencé à le faire. Lui proposer un parcours sans interruption va directement augmenter votre performance commerciale.
  • Rapide à mettre en place : L’intégration d’une solution de signature électronique comme Universign – Signaturit ne prend qu’un à trois jours. Nos équipes accompagnent justement nos clients dans l’intégration de la solution pour que cette étape importante se passe au mieux.
  • Idéale pour les gros volumes : L’API permet de tout automatiser. Vous pouvez ainsi créer les documents à signer à la volée et les envoyer dans la procédure de signature électronique. L’intégration est clairement la meilleure option quand le volume de document est important et que la procédure de signature est similaire.
  • Idéale pour les fonctions cœur-métier : L’intégration par API est aussi la plus adaptée quand l’étape de signature est une étape capitale pour votre business. Par exemple, un assureur préfèrera utiliser l’API pour la souscription de ses assurances habitations en ligne.
  • Pas de logiciel supplémentaire pour les équipes : La signature étant intégrée dans vos outils métier, ou automatiquement gérée en back-office, vous ne complexifiez pas votre environnement informatique avec un énième logiciel sur lequel vous devez former vos utilisateurs.

Les inconvénients de l’intégration API

Excepté le fait que l’API nécessite un développeur ou un intégrateur pour l’intégrer dans votre environnement informatique, il n’y a pas vraiment d’inconvénients à utiliser la signature électronique par API.

Son usage n’est tout simplement pas recommandé quand un portail web fait amplement l’affaire pour répondre à votre besoin.

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Lorsqu’ils nous parlent de leurs projets, de nombreux Directeurs des Systèmes Informatiques (DSI), Chief Technology Officer (CTO) ou Chief Digital Officer (CDO) cherchent à connaitre les avantages que peut leur apporter cette brique digitale dans leur stratégie technologique.

Si c’est votre cas, passons en revue tous les 7 avantages de la signature électronique sans plus attendre.

1. EFFICACITÉ DES PROCESSUS OPÉRATIONNELS

Fini les interminables échanges de documents physiques et les délais de traitement à rallonge.

La signature électronique offre un avantage considérable à tous vos collaborateurs en termes d’efficacité des processus opérationnels.

Vos flux de travail sont fluides et rapides, avec des contrats et des accords qui peuvent être signés et renvoyés en quelques clics seulement.

Vos collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, au lieu de perdre leur temps dans de la gestion de paperasse inutile.

2. INTÉGRATION AVEC LES PROCESSUS MÉTIERS

La signature électronique s’intègre parfaitement à vos processus et outils métiers, pour offrir une solution fluide et pratique aux  équipes, quelles que soient leurs fonctions.

Disponible en portail web ou intégrée via API, c’est la signature électronique qui s’adapte à votre besoin et à votre utilisation, et non l’inverse.

Vous pouvez ainsi facilement automatiser vos processus et simplifier vos interactions internes et externes.

3. RÉDUCTION DES COÛTS

La signature de documents papier est parfois perçue comme peu onéreuse dans les entreprises, à tort.

La signature électronique vous permet au contraire de réaliser des économies importantes en réduisant les coûts liés à la gestion des documents papier.

Fini les frais de fournitures, d’impression, de numérisation, d’envois postaux, de stockage et de gestion.

Le coût à la signature est marginal en comparaison de tous ces frais liés au processus papier.

En utilisant la signature électronique, vous pouvez allouer cette économie de budget à des projets plus stratégiques ou innovants.

De plus, les processus que vous allez automatiser grâce à la signature électronique réduisent le besoin de main-d’œuvre pour des tâches administratives fastidieuses et à faible valeur ajoutée. Vos équipes peuvent désormais consacrer leur temps à des tâches plus pertinentes.

4. SÉCURITÉ DES DONNÉES

La sécurité des données est une préoccupation importante pour vous en tant que DSI.

La signature électronique vous apporte justement une réponse fiable à cette problématique, à plusieurs niveaux.

Tout d’abord, la signature électronique garantit l’authentification des signataires et l’intégrité des documents signés, c’est-à-dire que le document n’est pas altéré depuis sa signature.

Les exigences techniques de la signature électronique sont parmi les plus contraignantes.

Les entreprises qui vendent ce type de solution comme Signaturit sont régulièrement auditées par des organismes comme l’ANSSI pour obtenir la certification Européenne de Prestataire de Services de Confiance (PSCo), qui garantit que la signature électronique que vous avez déployée respecte les règles de l’art et donne le gage de preuve le plus fort devant un juge.

Et enfin, le risque de perdre des documents est aussi significativement réduit, la gestion numérique étant nettement plus simple que son homologue papier.

5. AMÉLIORATION DE L’EXPÉRIENCE ET DE LA SATISFACTION CLIENT

Avec la signature électronique, votre parcours de signature devient fluide, rapide, et beaucoup plus agréable.

Vos clients peuvent désormais signer des contrats et des documents sans avoir à allumer leur imprimante et sans besoin de trouver une boîte aux lettres ou de se déplacer en agence.

En proposant la signature électronique, vous renvoyez une image d’entreprise moderne, dynamique, et connectée avec les attentes de son marché.

6. AMÉLIORATION DE LA PERFORMANCE COMMERCIALE

La signature électronique contribue aussi à l’amélioration de la performance commerciale.

En automatisant l’envoi des contrats, les équipes de vente peuvent réduire considérablement le temps nécessaire pour recevoir leurs contrats signés.

Dans le meilleur des cas, vos clients peuvent même souscrire directement sans la moindre intervention de vos équipes.

Votre taux de conversion sera aussi meilleur car la signature électronique permet de battre le fer tant qu’il est chaud. Il est bien souvent plus facile de finaliser le contrat dans l’instant, plutôt que de relancer un prospect plusieurs fois pour obtenir sa signature.

Dans le cas de signature multiple ou séquencée, la possibilité de personnaliser l’ordre des signataires simplifie également la collecte des signatures.

La transmission du document d’une personne à une autre est automatiquement gérée, et vous pouvez facilement suivre le statut de chaque signature.

Côté client, la démarche est aussi plus simple car ils n’ont plus à se soucier de passer le document au signataire suivant.

7. MEILLEURE COLLABORATION À DISTANCE

La signature électronique facilite aussi la collaboration entre vos équipes.

Elle permet de vous adapter au télétravail qui fait maintenant partie intégrante de la vie de bureau.

Il est plus simple pour un collaborateur d’envoyer des documents à signer en ligne, plutôt que de devoir faire le tour des bureaux pour les distribuer et les récupérer.

Vos collaborateurs peuvent signer instantanément et de n’importe où tout type de document : contrats de travail, avenants, note de frais…

Votre solution de signature électronique peut également relancer automatiquement les retardataires et têtes en l’air.

Vous l’aurez compris, la signature électronique présente beaucoup d’avantages, tant pour les DSI garant de la sécurité et de la bonne marche des systèmes informatique, que pour les collaborateurs et clients de l’entreprise, avec des gains importants de productivité et d’expérience client.

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Qui n’a jamais utilisé la signature électronique de nos jours ?

C’est un outil extrêmement puissant pour automatiser et simplifier un processus qui est habituellement lourd.

Grâce à elle, plus besoin d’imprimer, signer, scanner et renvoyer son document.

Quelques clics et un code par SMS suffisent pour signer un document dans la grande majorité des cas.

Mais bien qu’elle soit massivement répandue depuis plusieurs années, notamment suite au COVID-19, très peu de gens sont réellement sensibilisés à la signature électronique.

Qu’est la signature électronique ? Comment ça marche ? Quelle est sa valeur légale ?

C’est précisément ce que nous allons voir ensemble dans cet article.

Signature électronique : Qu’est-ce que c’est ?

Définition

La signature électronique est un procédé permettant de garantir 3 points:

  • Intégrité du document signé : qu’il ne soit pas modifié après la signature
  • Authentification de l’auteur : qui signe l’acte ?
  • Consentement du signataire : est-ce que le signataire réalise qu’il est en train de signer ce document, et qu’il est d’accord avec son contenu ?

La valeur juridique

D’un point de vue juridique, la signature électronique est parfaitement légale et reconnue en France et en Europe, et elle ne peut pas être refusée par un juge sous seul prétexte qu’elle est électronique.

Ce sont les articles 1366 et 1377 du Code Civil en France, ainsi que le règlement eIDAS en Europe qui en garantissent sa légalité.

C’est aussi le règlement eIDAS qui définit les principes à respecter afin qu’une signature électronique soit techniquement recevable.

Qui peut vendre de la signature électronique ?

En théorie tout le monde, mais en réalité non !

Seules les entreprises certifiées Prestataire de Services de Confiance, aussi appelées PSCo, vous garantissent que votre signature électronique sera valable devant un juge en Europe.

Le statut de PSCo est défini dans le règlement eIDAS, et pour l’obtenir, une entreprise doit être auditée afin de vérifier qu’elle est bien conforme aux exigences de sécurité informatique.

En France, c’est l’ANSSI, l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information, qui qualifie les PSCo de façon indépendante.

Quand une entreprise est certifiée PSCo dans un pays Européen, elle est alors reconnue comme PSCo par tous les autres pays membres.

Comment fonctionne la signature électronique ?

Cette question peut être abordée de 3 points de vues, selon le rôle que l’on joue dans l’acte :

  1. Émetteur du document signé
  2. Auteur de la signature
  3. Prestataire de services de confiance

Cette démo vous montre comment le process de signature se déroule sur le portail Universign :

1. Émetteur du document signé

Deux options s’offrent généralement à vous.

Vous pouvez soit utiliser un portail web dans lequel vous allez importer votre document à signer, définir toutes les options de signature souhaitées, puis l’envoyer à vos signataires.

Cette solution est idéale pour des petits volumes de documents à traiter, avec beaucoup de personnalisation dans les options de signatures par exemple.

Vous pouvez aussi intégrer la signature électronique directement dans vos logiciels métiers par API pour automatiser au maximum la création du document, son importation et son envoi aux signataires.

Cette solution est idéale pour offrir un parcours de signature intégré à votre site web par exemple.

2. Auteur de la signature

Du point de vue du signataire, les étapes sont souvent les mêmes pour réaliser une signature électronique, mais l’interface pour la réaliser est souvent unique.

Les étapes principales sont les suivantes :

  1. Réception d’un message pour procéder à la signature.
  2. Lecture du document via une liseuse PDF en ligne.
  3. Consentement avec une case à cocher en bas du document, cette étape est parfois optionnelle en fonction du parcours.
  4. Authentification : plusieurs étapes peuvent se suivre comme recopier un code temporaire reçu par email ou SMS, importer une copie de sa pièce d’identité, ou même faire un contrôle d’identité en face à face etc.
  5. Document signé

3. Prestataire de services de confiance

Du côté du PSCo, la démarche est nettement plus sophistiquée.

Pour vulgariser à l’extrême, le PSCo réalise une série d’actions cryptographiques pour fournir :

  • Un fichier de preuve qui contient toutes les données personnelles collectées à chaque étape de la signature du document. Nom, prénom, date, heure, adresse IP, email, numéro de téléphone, pièce d’identité importée, etc. Ce fichier servira à apporter un faisceau de preuves afin de prouver l’identité du signataire en cas de contestation.
  • Garantir l’intégrité du document signé à partir du moment où la signature est apposée. Si la technique vous intéresse, le PSCo utilise un algorithme de hachage qui permet d’obtenir une empreinte numérique (un nombre si vous préférez) unique pour chaque document. C’est ce hachage qui garantit que le document n’a pas été altéré, car toute modification même infime comme une simple virgule en moins génèrera un résultat extrêmement différent après hachage.
  • Générer la signature électronique. Le PSCo émet d’abord un certificat au nom du signataire, une sorte de passeport numérique, qui est ensuite utilisé pour générer la signature électronique avec un système de codage clé publique – clé privée. Ce codage sert tout simplement à garantir que ce document a bien été signé par ce certificat.

Pour aller plus loin sur le sujet, vous pouvez télécharger notre guide pratique pour implémenter la signature électronique avec succès.

Vous souhaitez discuter de votre projet de signature électronique avec nos experts ?

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La signature électronique n’est pas un acte anodin et engage vos signataires et votre entreprise pour des années, voire même plusieurs décennies.

Il est alors primordial de bien choisir votre prestataire pour garantir que cette signature est réalisée dans les règles de l’art et vous protège efficacement en cas de litige.

Mais la signature électronique ne se limite pas qu’à des critères légaux. L’accompagnement, les fonctionnalités ou l’intégration sont autant de points à prendre en compte dans votre réflexion.

Dans cet article, nous listons les 8 points essentiels pour choisir le prestataire de signature électronique qui vous convient.

1. Le prestataire a-t-il les certifications nécessaires ?

Quand vous choisissez un prestataire de signature électronique en France ou en Europe, vous devez vous assurer qu’il est bien qualifié Prestataire de Services de Confiance (PSCo), ou Trust Service Provider (TSP) en anglais.

En France, cette certification est délivrée par l’ANSSI. Elle garantit que le prestataire répond aux exigences du règlement européen eIDAS. C’est un gage extrêmement fort de la fiabilité de ce prestataire.

Le règlement eIDAS définit les grands principes à suivre pour la reconnaissance légale de la signature électronique dans l’UE, et est parmi les plus strictes dans le monde.

Lorsqu’une entreprise est qualifiée PSCo dans un pays membre de l’UE, elle est d’ailleurs automatiquement reconnue comme PSCo dans tous les autres pays membres. Vous pouvez trouver la liste des PSCo sur le site eIDAS.

En plus d’être qualifié PSCo, nous vous conseillons de regarder les qualifications des services proposées par le prestataire.

Si vous avez besoin de services comme la signature de niveau qualifiée, la conservation de signature électronique ou la validation de signature électronique, alors vous devrez vous assurer que votre PSCo dispose bien des qualifications eIDAS nécessaires.

Par exemple, Universign dispose des qualifications eIDAS suivantes (Cryptolog Internationale étant le nom de notre entité légale) :

screenshot cryptolog qualification eidas

2. Comment devez-vous conserver les documents signés avec ce prestataire ?

Lorsque vous faites signer un document électroniquement, vous devez le conserver de façon à en garantir son intégrité et son authenticité durant toute la durée de conservation.

Comme expliqué dans notre article dédié aux méthodes de conservation, il en existe deux pour répondre à cette exigence d’intégrité :

  • Extension LTV (Long Time Validation)
    Régulièrement, votre PSCo vient apposer un nouvel horodatage qualifié sur votre document signé électroniquement. (L’horodatage qualifié est une opération cryptographique qui permet de garantir qu’un document existe et n’a pas été modifié ou altéré depuis la date où l’horodatage a été apposé.)

    Votre document signé est alors autoporteur de cette garantie d’intégrité et d’authenticité, et vous pouvez le stocker où bon vous semble, votre PSCo en conservant une copie authentique qu’il étendra avec l’horodatage.

    Pour résumer très simplement, cet horodatage agit comme une surcouche de protection bénéficiant des dernières avancées technologiques, et vient garantir que le document n’a pas été modifié ou altéré depuis l’application de cet horodatage, et qu’il est parfaitement authentique.

  • Archivage: SAE (Système d’Archivage Electronique) ou CFN (Coffre-Fort Numérique)
    Vous stockez votre document signé dans un espace qui garantit l’intégrité de votre document.

    Le SAE ou le CFN enregistre une preuve de dépôt et des journaux de preuves régulièrement permettant de vérifier que votre document n’a pas été modifié ou altéré sans autorisations.

Même si ces deux méthodes vous garantissent l’intégrité de vos documents, il y a un point sur lequel vous devez être sensibilisé : la validité de la signature dans le temps.

En effet, seule l’extension LTV permet de maintenir l’authenticité et la validité de la signature électronique sur toute la durée de conservation du document.

Concrètement, si vous ouvrez votre document 15 ans après sa date de signature et qu’il a bénéficié d’une extension LTV, la signature apparaitra comme « signée au moyen de signatures valables » sur Acrobat Reader (ou tout autre logiciel de validation de signature électronique).

En revanche, votre signature apparaitra comme « pas valable » ou présentant « un problème » si vous avez conservé votre document par archivage, quand bien même elle est parfaitement authentique et conforme. Ce sont les preuves de dépôt et journaux de preuves de votre SAE ou CFN qui vous serviront à prouver que la signature était belle et bien valable lorsqu’elle a été faite.

validite signature acrobat reader

Si vous souhaitez vous affranchir de ce problème, et garantir la validité de vos signatures au-delà de 3 ans, nous vous conseillons de choisir un PSCo offrant un service d’extension LTV,comme c’est le cas chez Universign (Signaturit Group).

Pour creuser ce point, vous pouvez lire notre article dédié : Comment conserver un document signé électroniquement ?

3. Propose-t-il les bons niveaux de signatures ?

Vérifiez que votre prestataire dispose des niveaux de signature électronique que vous souhaitez mettre en place.

Si ce point est une formalité pour les niveaux de signatures simples et avancées, il n’en est rien pour les niveaux plus élevés.

Les niveaux de signature avancée avec certificat qualifié et de signature qualifiée sont uniquement proposés par des PSCo disposant des qualifications eIDAS correspondantes.

Signaturit Group propose tous les niveaux de signature par exemple.

4. Le portail web est-il simple et intuitif à utiliser ?

Si vous décidez d’utiliser une solution de signature électronique via une app ou un portail web, nous vous recommandons de vérifier que les fonctionnalités dont vous avez besoin sont bien présentes :

  • Le process pour envoyer un document à signer est-il simple, rapide et intuitif ?
  • Peut-on facilement personnaliser l’ordre des signataires ? (qui signe avant qui)
  • Peut-on ajouter un validateur ? (une personne qui valide le document avant qu’il ne soit envoyé aux signataires)
  • Peut-on modifier les signataires dynamiquement ? (changer un signataire absent par un autre, sans devoir refaire signer tous ceux qui ont déjà signé le document par exemple)
  • Peut-on créer des espaces de travail (workspace) par équipe ou avec des accès limités ?
  • Peut-on ajouter des rappels automatiques pour relancer les signataires ?
  • Peut-on envoyer des alertes à vos équipes quand des signataires n’ont toujours pas signé ?

Le portail web que nous avons développé chez Universign (Signaturit Group) vous permet de faire profiter de toutes ces fonctions très simplement. Regardez la démo d’Universign pour vous faire votre propre avis.

5. La solution s’intègre-t-elle facilement en API ?

Si vous souhaitez intégrer la signature électronique directement dans vos logiciels et outils métiers, vous pouvez utiliser une solution qui peut s’intégrer par API.

Dans ce cas, posez-vous les questions suivantes :

  • Est-ce que le prestataire fournit la documentation d’intégration API ? Est-elle pratique ?
  • Est-ce que la solution est simple et rapide à intégrer (cas clients) ?
  • L’API offre-t-elle toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
  • Est-ce que le support client peut vous aider en cas de problème ?
  • Bénéficiez-vous d’une personne dédiée pour vous aider lors de l’intégration ?

Chez Universign (Signaturit Group), notre portail web est intégralement basé sur notre API, vous pourrez bénéficier de toutes nos fonctionnalités sans aucun souci.

Tous nos clients qui intègrent notre solution en API ont été ravi de la rapidité et la facilité d’intégration, quelques jours dans la plupart des cas. Regardez comment Yomoni a pu facilement intégrer la signature Universign dans son parcours client.

6. L’accompagnement est-il réactif, qualifié et personnalisé ?

De la conception de votre projet de signature électronique, jusqu’à son utilisation au quotidien par vos équipes, l’accompagnement est un facteur clé de succès à ne pas négliger.

L’accompagnement de nos clients est justement l’un des points forts d’Universign (Signaturit Group) : « L’accompagnement sur la conformité réglementaire et la valeur juridique de la solution Universign ont également fait toute la différence » ADIE, voir le case study.

Voilà les questions qui vous aideront à identifier le prestataire qui vous offre le bon niveau d’accompagnement et de support client :

  • Y-a-t-il un accompagnement personnalisé, un ou une chef(fe) de projet dédié ?
  • Y-a-t-il des experts techniques et juridiques pour vous accompagner ?
  • Comment fonctionne le support client ?
  • Où est-il situé ?
  • Est-il internalisé ou sous-traité ?
  • Quels sont les délais moyens de réponse et de résolution des tickets ?
  • Quelle est la disponibilité du support ?
  • Est-il inclus dans le prix ou en supplément ?
  • Les clients en sont-ils satisfaits ?

Pour aller plus loin, vous pouvez télécharger notre guide Comment choisir le bon prestataire pour vous accompagner ?

7. La localisation du prestataire est-elle en adéquation avec votre stratégie ?

Pour des raisons multiples, la localisation du PSCo est souvent un critère de sélection pour nos prospects, et peut-être pour vous aussi.

Voici la liste des considérations qui sont régulièrement prises en compte :

  • La nationalité du prestataire de signature électronique vous importe-t-elle ? (RGPD, rassurant, respects des normes, obligation dans l’appel d’offre, etc.)
  • Une présence Européenne est-elle importante pour vous ?
  • Dans quel pays sont stockées les données récoltées lors de la signature ?
  • Ce prestataire est-il soumis au CloudAct américain ?
  • Y-a-t-il une barrière de la langue, notamment pour le support client ?
  • La zone économique a-t-elle une importance pour vous ?

8. Qu’en est-il du RGPD ?

Lors de la signature électronique, votre prestataire va collecter des données personnelles sur vos signataires : email, téléphone, adresses IP, pièce d’identité…

Vous avez alors deux cas qui s’offrent à vous :

  • Votre prestataire est responsable de traitement :
    Il a la charge de collecter et stocker les données personnelles, en accord avec le RGPD. Vous ne pouvez pas accéder à ces informations, excepté dans le cadre d’un litige. Dans ce cas de figure, vous recevrez un fichier de preuve contenant les données collectées sur votre signataire afin de pouvoir étayer votre dossier devant un juge.

  • Votre prestataire est sous-traitant de la donnée :
    Vous avez la chargede stocker les données personnelles collectées par votre prestataire lors de la signature. Vous devez alors traiter ses données en accord avec le RGPD.

Un prestataire ne peut adopter que l’une ou l’autre des positions, mais pas les deux. La plupart des acteurs sur le marché sont sous-traitants de la donnée.

Au sein du groupe Signaturit, nous sommes on mesure de vous proposer les deux approches. Universign (Signaturit Group) est responsable de traitement, et Signaturit (Signaturit Group) est sous-traitant de la donnée.

Vous souhaitez mettre en place la signature électronique dans votre entreprise ? Nos experts techniques et juridiques sont là pour vous accompagner et vous guider à toutes les étapes de sa mise en place . Contacter nous pour discuter de votre projet.