2
mars
2016

Tuto – Comment signer électroniquement au nom de son entreprise ?

Thomas Galvaing
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Tutos

Le cachet serveur Universign vous permet de signer au nom d’une organisation (entreprise, association, collectivités) tout type de document sortant de type factures, devis, bons de commande, contrats, bulletins de paie, documents officiels, etc.

 

Il est comparable à un tampon électronique d’entreprise et peut servir à de nombreux usages :

  • certifier la provenance de vos fichiers ;
  • sceller électroniquement le contenu de vos documents ;
  • manifester l’approbation de votre entreprise vis-à-vis du contenu d’un document ;
  • accuser réception d’une information ;
  • sécuriser les échanges entre partenaires ;
  • etc.

En terme d’usage, il est le pendant électronique du bon vieux tampon-encreur présent depuis toujours dans les entreprises, les bénéfices de la dématérialisation en plus !

 Comment ça marche ?

Ce processus numérique est similaire à celui d’une signature électronique à une différence près : l’apposition d’un cachet sur un document est réalisée non pas par une personne physique mais par une machine située côté serveur et portant l’identité de votre organisation.

C’est pourquoi on parle de « cachet serveur » et non de signature.

 La mise en oeuvre

Pour bénéficier de ce service, il vous faudra d’abord procéder à « la création du tampon électronique » portant l’identité de votre personne morale. Cela consiste à émettre une identité numérique (certificat de personne moral) pour votre organisation sous la forme d’un certificat serveur hébergée de manière ultrasécurisée au sein de l’infrastructure Universign.

Une demande de certificat de personne morale nécessite la création d’un dossier d’enregistrement qui doit contenir tous les éléments requis par Universign. Cette étape essentiellement administrative nécessitera que vous nous fournissiez un certain nombre de pièces parmi lesquelles :

  • un extrait de KBIS de moins de 3 mois ;
  • une demande de souscription signée par un membre de votre entreprise mandaté par un représentant légal de l’entreprise, qui sera nommé le « Responsable de Certificat » ;
  • la copie d’une pièce d’identité du demandeur.

En tant que Tiers de Confiance de Services de Certification électronique, Universign vous accompagne dans cette démarche.

Par la suite, nos équipes Customer Success mettent à votre disposition une API documentée vous permettant d’intégrer ce service au sein même de vos applications et de vos processus documentaires ou contractuels.

Après intégration, vous pourrez alors déclencher de manière automatique ou manuelle le cachet de votre entreprise sur les documents numériques de votre choix.

cachet-serveur-Universign

 Les interactions avec la signature électronique

Le service de cachet serveur d’Universign a été conçu pour vous permettre de bâtir des cinématiques contractuelles tirant pleinement parti de nos différents services de confiance (conservation, horodatage, certifications, signature électronique).

Un scénario typique de mise en œuvre que nous retrouvons auprès de nombreux clients est le suivant :

  • publication d’un contrat sur du papier-à-entête numérique,
  • apposition d’un cachet serveur avec horodatage électronique,
  • signature horodatée du client,
  • archivage à valeur probante du document pendant 10 ans.

Des scénarios plus complexes sont parfaitement envisageables.

 Bon à savoir !

Des cachets reconnus dans Adobe Reader

Les cachets serveur de documents PDF réalisées avec Universign sont automatiquement vérifiés et approuvées à chaque fois que les documents signés sont ouverts dans Adobe Acrobat® et Reader®.

Horodatage qualifié RGS et certifié ETSI TS 102-023

Chaque cachet est systématiquement accompagné d’un horodatage qualifié garantissant la datation du document et son absence de modification dans la durée.

Insertion de visuels à chaque cachet serveur

Le cachet serveur est matérialisé par un visuel positionné où vous le souhaitez sur le document signé.

 En savoir plus sur notre cachet serveur ?

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